Ecrire une lettre - E-mail

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Conception : Clarification - Explicitation

Conceptions canoniques

• Les lettres et les e-mails sont deux formes de communication écrite, chacune avec ses propres conventions et caractéristiques. Voici quelques distinctions canoniques entre écrire une lettre traditionnelle et rédiger un e-mail :

Format :

Lettre : Une lettre suit un format plus formel. Elle commence généralement par une salutation formelle (par exemple, "Madame," "Monsieur,") et se termine par une formule de politesse (par exemple, "Veuillez agréer, l'expression de mes salutations distinguées."). E-mail : Un e-mail est généralement plus court et direct. Il peut commencer par une salutation plus simple (par exemple, "Bonjour," "Cher/Chère [Nom],") et se terminer par une formule de politesse moins formelle (par exemple, "Cordialement," "Bien à vous,").

Ton et style : Lettre : Le ton des lettres est souvent plus formel et respectueux. Le langage utilisé peut être plus élaboré et structuré. E-mail : Le ton des e-mails peut être plus décontracté, en fonction du contexte. Cependant, il est important de maintenir un niveau approprié de professionnalisme, surtout dans les communications professionnelles.

Objet : Lettre : L'objet d'une lettre est généralement placé après la salutation et donne un aperçu du contenu de la lettre. E-mail : L'objet d'un e-mail est souvent placé avant le corps du message. Il est généralement plus court et plus direct que celui d'une lettre.

Adresses : Lettre : Les adresses du destinataire et de l'expéditeur sont généralement placées en haut de la lettre. E-mail : Les adresses e-mail du destinataire et de l'expéditeur sont incluses dans les en-têtes du message.

Réponse et délais : Lettre : Les lettres peuvent prendre plus de temps à être écrites, expédiées et reçues. Les délais de réponse peuvent être plus longs. E-mail : Les e-mails permettent une communication plus rapide. Les réponses sont généralement attendues dans des délais plus courts.

Pièces jointes: Lettre : Les documents ou pièces jointes à une lettre sont souvent physiquement inclus dans l'enveloppe. E-mail : Les pièces jointes aux e-mails sont des fichiers électroniques qui accompagnent le message.

Formalités administratives : Lettre : Les lettres peuvent être utilisées dans des situations plus formelles, telles que les demandes officielles, les plaintes officielles, etc. E-mail : Les e-mails sont souvent utilisés pour des communications plus informelles, bien qu'ils soient également acceptables dans de nombreux contextes professionnels.

Conceptions erronées et origines possibles

• Certaines conceptions erronées sur la rédaction de lettres et d'e-mails peuvent conduire à des communications inefficaces ou inappropriées. Voici quelques idées fausses courantes :

Formalité excessive dans les e-mails : Une erreur courante est de penser que les e-mails doivent toujours être aussi formels que les lettres traditionnelles. En réalité, la formalité dans les e-mails peut varier en fonction du contexte et de la relation avec le destinataire.

Manque de professionnalisme dans les lettres : Certains peuvent penser qu'une lettre doit être rigide et impersonnelle. Il est important de maintenir un ton professionnel tout en adaptant le style au contexte spécifique.

Ignorer l'objet dans les e-mails : Certains utilisateurs négligent l'importance de l'objet dans un e-mail. Un objet clair et précis peut aider le destinataire à comprendre rapidement le contenu du message.

Longueur excessive : Une conception erronée commune est que les lettres doivent être longues pour être considérées comme sérieuses. Trop de détails ou une longueur excessive peuvent rendre la communication ennuyeuse. Il est essentiel d'être concis et clair.

Usage inapproprié de la langue : Certains peuvent penser que l'utilisation de la langue formelle est nécessaire dans toutes les communications écrites. Il est crucial d'adapter le langage au contexte, en évitant d'être soit trop formel, soit trop décontracté lorsque cela n'est pas approprié.

Ignorer la révision : Beaucoup négligent l'étape de révision, pensant que la correction automatique est suffisante. Les erreurs grammaticales ou les fautes d'orthographe peuvent nuire à la crédibilité du message.

Ne pas personnaliser les salutations : Certains pensent qu'il est acceptable d'utiliser des salutations génériques dans les e-mails, même lorsque le nom du destinataire est connu. Personnaliser la salutation montre du respect et de l'attention.

Négliger les conventions de mise en forme : Ignorer les conventions de mise en forme appropriées, comme l'utilisation de paragraphes, la séparation des idées, et l'emploi de la ponctuation, peut rendre la communication difficile à suivre.

Conceptions: Origines possibles

• Les conceptions erronées sur la rédaction de lettres et d'e-mails peuvent découler de diverses origines, notamment :

Tradition et éducation : Les méthodes traditionnelles d'enseignement et les pratiques éducatives peuvent influencer la perception des normes de communication écrite. Si l'éducation met davantage l'accent sur les lettres formelles, cela peut conduire à une conception erronée selon laquelle toutes les formes de communication écrite doivent être aussi formelles.

Expérience personnelle : Les expériences personnelles et professionnelles antérieures peuvent façonner les croyances sur la manière dont les lettres et les e-mails devraient être rédigés. Une personne qui a été habituée à un environnement professionnel très formel peut avoir du mal à ajuster son style lorsqu'elle communique de manière plus informelle.

Culture organisationnelle : Les normes de communication peuvent varier en fonction de la culture organisationnelle d'une entreprise ou d'une institution. Certains environnements peuvent privilégier la formalité, tandis que d'autres peuvent encourager une communication plus décontractée.

Technologie et évolution des pratiques : Avec l'avènement de la technologie et l'utilisation généralisée des e-mails, certaines personnes peuvent ne pas avoir suivi l'évolution des normes de communication. Cela peut conduire à des conceptions erronées sur la manière dont les e-mails devraient être rédigés et traités.

Manque de sensibilisation : Certains individus peuvent tout simplement ne pas être conscients des conventions modernes de rédaction d'e-mails ou de lettres. Le manque d'éducation sur les pratiques actuelles peut entraîner des malentendus sur ce qui est considéré comme approprié.

Pression temporelle : Dans un contexte professionnel où le temps est souvent limité, il peut être tentant d'adopter des raccourcis et de ne pas consacrer suffisamment de temps à la rédaction et à la révision. Cela peut entraîner des erreurs et des conceptions erronées sur ce qui est acceptable.

Influence de la culture populaire : Les médias et la culture populaire peuvent également jouer un rôle dans la formation des conceptions. Si les représentations médiatiques de la communication écrite ne reflètent pas les normes réelles, cela peut contribuer à des malentendus.

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Conceptions liées - Typologie

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Conception rigide des formats / Uniformité du ton / Négligence de la personnalisation / Inflexibilité des conventions / Méconnaissance des usages professionnels / Survalorisation de la longueur / Séparation stricte des styles / Négligence de la révision /

Concepts ou notions associés

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Stratégie de changement conceptuel

Une stratégie de changement conceptuel vise à modifier les croyances, les perceptions ou les idées préconçues d'un individu ou d'un groupe sur un sujet particulier. Lorsqu'il s'agit de changer des conceptions erronées liées à la communication écrite, comme celles entre les lettres et les e-mails, voici quelques stratégies que vous pourriez envisager :

Éducation et sensibilisation :

Fournissez des informations claires sur les différences entre les lettres et les e-mails. Expliquez les évolutions culturelles et professionnelles qui ont influencé les normes de communication écrite. Organisez des sessions de sensibilisation pour partager des bonnes pratiques et dissiper les idées fausses.

Exemples concrets et cas pratiques :

Présentez des exemples concrets de communications écrites réussies dans divers contextes. Utilisez des cas pratiques pour démontrer comment adapter le style d'écriture en fonction du contexte et du destinataire.

Formation et ateliers :

Proposez des ateliers de rédaction pour enseigner les conventions modernes de communication écrite. Intégrez des activités pratiques pour permettre aux participants de mettre en pratique ce qu'ils ont appris.

Feedback constructif :

Fournissez un feedback constructif sur les communications écrites existantes. Mettez en avant les points forts et identifiez les domaines d'amélioration, en mettant l'accent sur l'alignement avec les normes actuelles.

Mentorat :

Mettez en place des programmes de mentorat où des personnes expérimentées peuvent partager leur expertise en matière de communication écrite. Encouragez les échanges informels pour favoriser l'apprentissage continu.

Outils et ressources :

Mettez à disposition des guides de style ou des documents de référence sur la communication écrite. Utilisez des outils tels que des modèles de lettres et des exemples d'e-mails pour illustrer les bonnes pratiques.

Récompenses et reconnaissance :

Mettez en place des programmes de reconnaissance pour récompenser une communication écrite exemplaire. Encouragez la participation active en reconnaissant les efforts d'amélioration.

Facilitation du changement culturel :

Intégrez la promotion d'une communication efficace dans la culture organisationnelle. Encouragez les leaders à donner l'exemple en adoptant des pratiques de communication écrite appropriées.

Évaluation continue :

Évaluez régulièrement les progrès réalisés en matière de changement conceptuel. Sollicitez les commentaires des participants pour identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Adaptabilité :

Reconnaissez que les normes de communication évoluent, et encouragez l'adaptabilité. Intégrez un processus de révision continue pour ajuster les stratégies en fonction des changements dans les pratiques de communication écrite.

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Questions possibles

• Connaissez-vous les principales différences entre une lettre formelle et un e-mail?
• Avez-vous des inquiétudes particulières liées à l'utilisation de la technologie dans la communication écrite?
• Pensez-vous que les lettres sont perçues comme plus formelles que les e-mails ?

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Bibliographie

Pour citer cette page: (une lettre - E-mail)

ABROUGUI, M & al, 2023. Ecrire une lettre - E-mail. In Didaquest [en ligne]. <http:www.didaquest.org/wiki/Ecrire_une_lettre_-_E-mail>, consulté le 20, mai, 2024

• "The Elements of Style" par William Strunk Jr. et E.B. White.
• "On Writing Well" par William Zinsser.
• "The Art of the Personal Letter: A Guide to Connecting Through the Written Word" par Margaret Shepherd.
• "Everybody Writes: Your Go-To Guide to Creating Ridiculously Good Content" par Ann Handley

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